Planifier librement ses rendez-vous est l’une des missions les plus importantes dans l’organisation des cabinets. Afin d’assurer l’efficacité et la rentabilité de son cabinet, il est essentiel de planifier librement ses rendez-vous. Assurer une gestion optimisée de votre agenda aura un impact, non seulement sur la productivité de votre cabinet dentaire, mais également sur la qualité des soins et le suivi de vos patients.
Dans la grande majorité des cas, les rendez-vous sont gérés par les équipes dentaires avec le téléphone.
Ils remplissent les créneaux horaires au fur et à mesure des demandes puis en assurent le suivi. Cette approche ne permet pas de gérer l’agenda de manière optimisée. Les plages horaires sont définies et fixées à l’avance et ne s’adaptent pas forcément aux disponibilités des patients.
Mais quelles sont les conduites à tenir pour planifier librement ses rendez-vous ?
Que vous gériez vous-même votre agenda, ou bien qu’il soit géré par votre assistant(e) dentaire ou votre secrétaire, il est recommandé de suivre certaines règles.
Conseil N°1 : Privilégier les groupements des actes et les rendez-vous longs
Dans le contexte particulier actuel, les rendez-vous nécessitent en moyenne à minima 10 minutes de travail non clinique (accueil, devis, facturation, échange…), ainsi qu’un protocole de désinfection de minimum 15 minutes. Ce temps consacré aux taches non cliniques est nécessaire au fonctionnement et à l’organisation du cabinet.
Un chirurgien-dentiste qui assure en moyenne 14 rendez-vous par jour. Il consacrera dans cette journée environ 4h aux tâches non cliniques, soit 4h non facturées par jour.
Si la journée n’était composée que de 7 rendez-vous longs, les tâches non cliniques ne prendraient que 2h sur la journée.
Le seul moyen pour pouvoir gérer au mieux les rendez-vous est de privilégier les rendez-vous longs. Cela permet d’accorder le temps nécessaire aux processus non cliniques tout en s’assurant un confort de travail dans le quotidien du cabinet.
Conseil N°2 : Intégrer les urgences dentaires
Pour gérer les urgences, il est conseillé de laisser des créneaux horaires libres dans l’agenda afin de pouvoir intégrer les éventuelles urgences de la semaine. On estime en moyenne de 2 à 3 le nombre d’urgences dentaires dans une semaine.
Plus vos plans de traitement sont pensés dans un court laps de temps (grâce aux rendez-vous plus longs) moins vous aurez d’urgences dentaires. En revanche si vous pratiquez en accordant plutôt des rendez-vous courts, vos patients seront davantage susceptibles de vous consulter pour des pathologies non détectées et donc non traitées.
Conseil N°3 : Prévoir les annulations et les retards
Il y a en moyenne 7 à 8 annulations de dernières minutes par mois, elles perturbent l’organisation de l’agenda. Un patient qui a reçu une notification de rappel de rendez-vous, a versé un acompte, qui connait son plan de traitement… a 2 fois moins de chance d’annuler ou reporter son rendez-vous.
Conseil N°4 : Connaître le nombre de patients que vous êtes capable de traiter
Plus vous recevez de patients dans la journée, moins vous avez de temps à leur consacrer. En conséquence leur plan de traitement avancera potentiellement moins rapidement. Ils renouvellerons plus régulièrement leur rendez-vous et fréquenteront plus longtemps le cabinet. Connaître vos limites dans le nombre de patients que vous êtes capable de traiter sur une journée vous permettra mieux planifier librement vos rendez-vous et leur durée.
Quels sont les avantages de l’application Oralnum dans la planification de votre agenda ?
Oralnum réinvente la prise de rendez-vous dentaire avec une solution spécialisée, développée uniquement pour le dentaire.
#1 : Qualifiez le rendez-vous AVANT
Grâce à l’application Oralnum, lors de sa demande de RDV, le patient va qualifier son besoin.
Qualifier le RDV est un gain de temps pour l’organisation du cabinet. Le dentiste peut ordonner ses journées : prévoir les groupements d’actes et les rendez-vous longs.
#2 : Personnalisez vos horaires
Vous pouvez facilement programmer vos horaires d’ouverture, vos congés… L’intérêt : faciliter la gestion du cabinet en rendant vos plages horaires visibles à vos patients, pour qu’ils puissent indiquer leurs disponibilités.
#3 : Accédez à vos messages à distance
Oralnum Pro est une plateforme nomade et multi-écrans, vous pouvez aisément gérer vos messages de demandes de rendez-vous sur votre mobile, tablette ou ordinateur.
#4 Rappelez à vos patients leur rendez-vous
Grâce à la fonction « rappel de RDV » vous pouvez facilement programmer l’envoi des notifications à vos patients. Fini les coups de fil pour rappeler les rendez-vous, gagnez du temps avec l’envoi automatique de mail de rappel.
#5 Suivez vos patients
Toutes les informations et l’historique de vos patients sont disponibles sur l’application. Vous pouvez rapidement effectuer une recherche par le nom/prénom du patient et ainsi connaître toutes les informations nécessaires sur l’historique des rdv.
La clé d’un planning optimisé ? Des rendez-vous qualifiés ! L’agenda est un aspect sur lequel vous devez garder le contrôle. C’est le moment de se lancer : demandez une démo.
