La permanence téléphonique dans les cabinets dentaires permet de gérer la relation avec la patientèle, aujourd’hui des alternatives existent.
Le plus souvent la permanence est gérée par les assistant(e)s dentaires ou bien des secrétaires. Ils y consacrent un grande partie de leur temps. Répondre au téléphone, gérer les rendez-vous, organiser l’agenda font partie de leurs tâches quotidiennes.
La permanence téléphonique dans les cabinets dentaires aujourd’hui
La majorité des cabinets dentaires assurent une permanence téléphonique. Elle leur permet de traiter les appels des patients et de comprendre au mieux leur demande.
Les appels sont nombreux et s’enchainent tout au long de la journée. Ils permettent de gérer la prise de rendez-vous des patients, les rappels de rendez-vous aux patients, les cas d’urgences dentaires et les demandes de renseignements spécifiques.
Bien que la permanence téléphonique soit un moyen de conserver un contact humain avec la patientèle, du fait du grand nombre d’appels à traiter et les multiples demandes, la permanence téléphonique est aussi une activité chronophage qui tend à monopoliser le temps des équipes du cabinet.
- Lorsque cette activité est internalisée, elle prend du temps aux assistant(e)s et secrétaires. Car ces derniers doivent jongler entre les multiples appels et l’agenda saturé du cabinet.
- Lorsque cette activité est externalisée, les solutions proposées ne sont pas idéales. La transmission des informations n’est pas toujours fluide et les frais engagés sont importants pour le cabinet.
La permanence téléphonique dans les cabinets dentaires. Quelles solutions ?
Face à la permanence téléphonique en cabinet, plusieurs alternatives ont vu le jour.
- Des SMS et mails automatiques pour le rappel les RDV. Ces derniers peuvent donc désormais remplacer les appels téléphoniques. Cette solution décharge les équipes dentaires d’une partie de la permanence téléphonique, et permet de réduire le nombre de rendez-vous non honorés.
- Des plateformes téléphoniques type télé-secrétariat médical. Elles permettent de soulager le temps de travail de la gestion du planning en prenant en charge l’accueil téléphonique des patients. Cependant cette solution peut manquer de flexibilité. Elle propose pas systématiquement de solution en temps réel.
- Des solutions en ligne de prises de rendez-vous classiques commencent à s’imposer avec l’avènement du numérique, comme un véritable outil complémentaire à la permanence téléphonique. Elles permettent non seulement de réduire le temps dédié à la permanence téléphonique, tout en permettant aux patients de choisir leurs horaires de rendez-vous. Cependant ces solutions n’offrent pas une grande flexibilité, la maîtrise de l’agenda n’est pas totale pour le praticien…
- Des solutions en ligne de prise de rendez-vous spécialisées. Le service ORALNUM fait partie des solutions qui optimisent la gestion du service téléphonique et de l’agenda.
Oralnum une solution innovante créée par des dentistes pour les professionnels du secteur dentaire !
ORALNUM n’est pas une plateforme de prise de rendez-vous classique. C’est une solution 100% en ligne, innovante qui donne davantage de liberté au praticien. Elle permet aux praticiens de fixer la date, l’heure, et la durée des rendez-vous. Le patient choisit parmi les horaires proposés, l’équipe du cabinet garde la maîtrise totale de l’agenda et ainsi optimise au mieux l’organisation des journées.
Oralnum en plus de prendre en charge la prise de rendez-vous, propose la fonction de rappel des rendez-vous aux patients gratuitement par notifications. Ceci contribue grandement à libérer du temps aux équipes dentaires. Enfin, fini les appels pour le rappel et le suivi des rendez-vous.
Un gain de temps également pour les patients qui vont pouvoir renseigner en ligne leur demande et décrire, grâce au questionnaire, précisément leurs besoins. L’application Oralnum dispose également d’une messagerie. Elle permet aux praticiens de communiquer directement avec leurs patients. Une solution flexible et agile qui respecte les contraintes des cabinets dentaires. Cette solution s’adapte au quotidien des équipes dentaires et des patients.
La permanence téléphonique est la vitrine de votre cabinet. Si vous passiez à une vitrine numérique ?
